オープンラボの知恵

?会場確保

  • ゆうあいセンター
    • 使ってみた印象（★★★）
      • 岡山で一番使い勝手が良い（2009年10月現在）
    • 支払いに関して
      • 支払いは当日で良い
      • 研修室（30名）だと4000円
    • 利用に関して
      • 最大70名（２部屋連結）ほど入れる
      • 18:00まで使える
      • 半年前から予約可能（オープンラボ岡山は団体登録してい為。通常は3ヶ月前。）
      • 部屋はきれい
      • 電源それなりにある
      • ネット不可

  • 岡山国際交流センター
    • 使ってみた印象（★）
      • 疑いの目で見られる。審査が面倒（非営利を粘り強く説得する必要あり）
    • 支払いに関して
      • 高くもなく、安くもなく
      • 前払い
    • 利用に関して
      • 収支予定表を提出する必要あり
      • プロジェクター無し
      • 17:00まで
      • 駅から近い
      • 部屋はきれい
      • 電源は少なめ
      • ネット不可

  • 岡山市民会館４階大会議室
    • 使ってみた印象（★★）
      • 会場確保に失敗したときの最後の切り札
    • 支払いに関して
      • 前払い
      • 広さを考慮すると非常に安い
      • 期間によって、冷暖房費として部屋代の半額が上乗せされる
    • 利用に関して
      • 仮予約は出来ない。予約と同時に支払い。キャンセル不可。
      • 2ヶ月前から予約可能（4階大会議室は直前でも予約できる可能性あり。他の部屋は前々から予約する必要あり。）
      • 団体登録という制度は無い
      • 部屋は古い感じ
      • 110名まで可能
      • 電源が遠いので、5m程度の延長コードは必要
      • ネット不可

  • さんかく岡山
    • 使ってみた印象（★★）
      • 比較的予約し易いが場所的にわかりにくいかも
    • 支払いに関して
      • 前払い
      • やや高め
      • プロジェクタは時間単位で借りる
      • 期間によって冷暖房費として部屋代の半額が上乗せされる
    • 利用に関して
      • 17:00まで
      • 机と椅子の設置が必要
      • ネット不可

?開催手続き

  • 文書に関しては下記のメールフォーマットを参照
  • （前回）懇親会中の作業：
    • 次回発表者に依頼して同意を取っておく
    • 開催後で発表者探しをするのは困難なので

  • 前回開催直後（次回開催の為）の作業：
    • 「収支報告文」をMLに出す
    • 「次回発表者受付文」をMLに出す
    • wikiに次回のページを作る

  • 前回開催翌月1日の作業：
    • 会場確保（6ヶ月後の予約を取るために翌月1日にきらめきプラザに押さえに行く）

  • 開催2週間前の作業：
    • 「告知文」（正式版）をMLに出す

?メールのフォーマット

  • 収支報告文
[オープンラボ岡山]第1回　収支報告
 
hogeです昨日はお疲れ様でした。
収支報告をします。
参加者　15名

[収入]
参加費　　　7500
-------------------------
収入合計：7500

[支出]
会議室　　　2600
プロジェクタ　　700
-------------------------

支出合計：3300
---------------------------------------
収入合計ー支出合計：4200

  • 次回発表者受付文
[オープンラボ岡山]第n回発表者募集（x月y日z曜日）
 
 
hogeです。
x月y日、第n回の発表者を募集します。
発表を希望される方は、下記をお願いします。
期限は（開催2週間前）s日までです。

【タイトル】（仮でもかまいません）
【発表者名】（ハンドルネームでもかまいません）
【発表時間】（5分～2時間程度。LTも歓迎します）
【概要】（2,3行程度）よろしくお願いします。

  • 告知文
　　　　　　　　　　　　　　　オープンラボ岡山
オープンラボ岡山とは、岡山周辺の技術者のための勉強会プラットフォームとして、
勉強会や読書会の場を提供するための組織です。勉強会や読書会を開催したい方、
参加したい方が簡単に集まることの出来る場にしたいと考えています。運営委員は
全員ボランティアで、それぞれが勉強会や読書会の主催者でもあります。興味のあ
る方は是非とも一緒にやりましょう。

■名称：    第x回　オープンラボ岡山

■参加申し込み方法
予約URL

■参加費：  1000円以下（参加者数によって変化します。）

■開催日時：
20xx年xx月xx日（土曜日） xx:xx～xx:xx

■開催場所：
xx会議室
http://www.xx.com/

■主催:
オープンラボ岡山　実行委員会

■共催：
-岡山Javaユーザ会( http://java.okaya.ma/ )
-瀬戸内Linuxユーザ会（ http://www.stlug.org/ )
-LinuxKernelHackJAPAN( http://hira-consulting.com/wiki )
-オープンセミナー＠岡山実行委員会( http://openseminar.okaya.ma/ )
-日本PostgreSQLユーザ会 中国支部( http://www.postgresql.jp/ )

■懇親会：
岡山駅近辺で考えています。

----------------------------------------------------------------------
■13:00頃～13:20　20分程度
自己紹介タイム

■xx:xx頃～xx:xx　xx分程度
タイトル：xx
講師：xx
概要：xx

■xx:xx頃～xx:xx　xx分程度
タイトル：xx
講師：xx
概要：xx

■xx:xx頃～xx:xx　xx分程度
タイトル：xx
講師：xx
概要：xx

■xx:xx頃～xx:xx　xx分程度
タイトル：xx
講師：xx
概要：xx

■xx:xx頃～残り時間 読書会
xx本読書会（残り時間）
【発表者名】xx
【概要】「xx」という本を読みます

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